Điều Hành

Lịch trình họp dành cho Group của HTP:
1.  Giao lưu mở
2.  Chào mừng, giới thiệu các ban
3.  Tổng quan về HTP và mục đích hoạt động
4.  Đào tạo kỹ năng networking
5.  Biểu dương khen ngợi
6.  Trao đổi business Card
7.  Kết nộp hội viên mới
8.  60 giây trình bày về doanh nghiệp dành cho hội viên
9.   60 giây trình bày dành cho khách mời 
10.  Báo cáo của Trưởng Ban hội Viên
11.  Báo cáo của ban hội viên
12.  Giới thiệu diễn giả của tháng
13.  Bài trình bày 10 phút, hỏi và trả lời (tố đa 12 phút)
14.  Trao đổi phiếu giới thiệu và kiểm tra phiếu giới thiệu
15.  Ban thư ký/thủ quỹ báo cáo
16.  Thông báo của HTP Thế giới, nhắc nhở hoặc báo cáo đặc biệt, cảm ơn khách mời
17.  Bốc thăm trao quà tặng
18.  Kết thúc buổi họp
19.  Định hướng hội viên mới 
20.  Định hướng cho khách mời về HTP và lấy ý kiến

Ban Cố vấn cao cấp
Một ban cố vấn cao cấp sẽ được thành lập nhằm xem xét và đánh giá các chính sách liên quan đến HTP. Thành viên trong ban là  những hội viên thường xuyên của các Group trong HTP. Ban có vấn này có nhiệm vụ phải đảm bảo được mối liên kết và tương tác mở giữa các thành viên và hội sở HTP. Nếu thành viên nào có bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào mà muốn hỏi ý kiến từ ban có vấn thì có thể liên hệ với giám đốc khu vực hoặc quốc gia để có thêm thông tin liên lạc.

Nhiệm vụ của ban điều hành Group
Chủ tịch:
- Điều hành các buổi họp hàng tháng một cách chuyên nghiệp và đầy năng lượng.
- Đảm bảo là các thành viên trong LT làm việc tốt và hoàn thành nhiệm vụ. Đưa ra những nhận xét, ý kiến nếu cần thấy phải hỗ trợ.
- Hàng tháng, log in vào hệ thống của HTP Net, theo dõi các báo cáo để nắm tình hình chung của Group và đề ra phương pháp phát triển khắc phục
- Cùng làm việc vơi hội viên trong Group để đặt ra các mục tiêu hoạt động cho nhóm và đề xuất các hoạt động nào có thể giúp thực hiện được các mục tiêu ấy
-          Tổ chức và điều hành các buổi họp hàng tháng của LT
-          Tổ chức gặp gỡ, làm việc riêng với từng trưởng ban trong ban điều hành để phát triển Group
-          Luôn luôn chủ động trong mọi hoạt động
Thư Ký/thủ Quỹ của Group:
-          Các buổi họp hàng tháng: Để ý và theo dõi ban lễ tân, khu vực lễ tân; lấy danh sách khách mời từ ban lễ tân để điền tên khách mời lên bảng chào mừng trước khi buổi họp bắt đầu
-          Các thông tin về khách trên bảng chào mừng gồm: Tên khách, công ty, ngành nghề
-          Chuẩn bị tài liệu và nội dung cho các buổi họp LT hàng tháng.
-          Thông báo cho hội viên về việc hoàn tất các thủ tục liên quan đến thanh toán phí hội viên/tái gia nhập
-          Lưu trữ bản thông tin cá nhân của từng hội viên và sắp xếp lịch trình bày 10 phút cho hội viên, thông báo, nhắc nhở họ nếu tuần kế tiếp họ có bài trình bày
-          Quản lý quỹ của Group
-          Quản lý tài chính của các hoạt động khác của Group
-          Nhập thông tin về khách mời vào hệ thống HTP Net
-          Điều khiển cuộc họp trong trường hợp chủ tịch có lý do bất khả kháng không thể điều khiển buổi họp hàng tuần.
Trưởng Ban Hội viên:
-          Làm báo cáo về các buổi họp hàng tháng trên hệ thống HTP Net
-          Làm báo cáo để thông báo cho Group tại các buổi họp hàng tháng.
-          Thường xuyên cập nhật các thông tin về ngành nghề mà Group đang còn thiếu để thông báo tại các buổi họp
-          Thông báo cho hội viên mới về thời gian kết nạp hội viên và nghi lễ kết nạp để họ chuẩn bị
-          Chịu trách nhiệm nhắc nhở hội viên tuân theo hệ thống và quy định của HTP
-          Giải quyết các vấn đề liên quan đến mâu thuẫn ngành nghề giữa các hội  viên, thông báo cho giám đốc HTP về vấn đề này để có phương án kịp thời.
-          Thông báo, gửi thư nhắc nhờ các hội viên về trường hợp đi trễ, vắng mặt hay vi phạm quy định của HTP
-          Điều khiển buổi họp khi Chủ tịch có lý do bất khả kháng không thể điều khiển buổi họp
 Trưởng ban Khách mời:
Các buổi họp hàng tháng:
-          Đến sớm để đón tiếp khách
-          Giữ chỗ cho khách bằng cách đặt Lịch trình họp và giữ chỗ lên bàn
-          Thành viên trong ban VH nên chia nhau ngồi thế nào để 1 thành viên có thể ngồi giữa 2 khách mời để tiện việc chăm sóc họ.
-          Tạo không khí thân mật cởi mở để chào đón các khách mời tới tham dự họp với Group
-          Giới thiệu Visitor với thành viên ban điều hành Group
-          Luôn luôn sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của khách mời về HTP và hỗ trợ họ thông tin khi họ muốn gia nhập
-          Luôn luôn chia sẻ với khách mời về HTP một cách chân tình và nhấn mạnh vào các lợi ích có được khi họ tham gia vào HTP
-          Theo dõi tình hình khách mời, chăm sóc và lưu trữ thông tin về họ (xem bản đính kèm)
-          Theo dõi tình hình khách mời cho đến khi họ đưa ra quyết định có hoặc không tham gia HTP
-          Sử dụng bản “Báo cáo tình hình khách mời” một cách thường xuyên
Trưởng ban tổ chức sự kiện:
-          Làm việc vơi LT để biết hướng phát triển và duy trì Group như thế nào
-          Tổ chức các hoạt động nhằm phục vụ cho các mục tiêu được đề ra để phát triển và duy trì Group,như tổ chức sự kiện visitor day….
-          Thường xuyên liên lạc với trưởng ban hội viên để hỗ trợ nhau chăm sóc và nắm bắt tình hình khách mời
-          Khuyến khích động viên các hoạt động cho các Power Team trong nội bộ Group để tăng doanh số giữa các hội viên
-          Làm việc với ban hội viên để giải quyết các vấn đề liên quan đến việc duy trì tư cách hội viên 
Trưởng ban Đào Tạo:
-          Chịu trách nhiệm đào tạo cho hội viên về các kỹ năng trong networking
-          Làm việc với Chủ tịch và Trưởng ban hội viên để đào tạo cho hội viên những chủ đề cần thiết và liên quan đến việc phát triển Group và doanh số cho hội viên
-          Chủ động trong việc thông báo và động viên hội viên tham gia các chương trình đào tạo chính thức dành cho hội viên, như hội viên cao cấp , Workshop, Conference…
-          Đào tạo cho hội viên chuyên nghiệp hơn trong việc trình bày 60 giây và 10 phút
-          Mời những hội viên từ Group của mình hoặc Group khác, các giám đốc HTP…..chia sẻ thay mình khi thấy họ có những chủ đề hay và liên quan
G: Phụ trách lễ tân hàng tuần:
-          Người phụ trác lễ tân hàng tuần sẽ đến sớm nhất, chuẩn bị những tài liệu, giấy tờ cần thiết và sắp xếp bàn lễ tân
-          Khách và hội viên sẽ ghi danh vào 2 danh sách khác nhau, một danh sách chỉ dành cho hội viên và một danh sách chỉ dành cho khách mời
-          Đối với hội viên, thì ghi lại tên, giờ đến, trả phí hay chưa trả phí họp
-          Đúng 6:45 phút,kẻ một vạch đỏ ngăn chia những hội viên đến trước 6:45 và sau 6:45 để chủ tịch dễ trong việc điều phối
-          Đối với khách mời, danh sách check in cho khách thì sẽ lấy các thông tin về tên, ngành nghề, email, điện thoại, và người mời họ tới là ai.
-          Thu tiền của hội viên và khách, sau đó cuối giờ giao lại ban thư ký. Hội viên sẽ đóng tiền một lần/tháng là 300,000VNĐ; khách mời thì thu theo buổi, 100,000/người
-          Viết bảng tên cho khách mời
-          Cập nhật cho thư ký danh sách khách mời để thư ký điền vào bảng chào mừng khách mời tại mỗi buổi họp.

 
Mẫu được cung cấp bởi HỌC VIỆN ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ TRỰC TUYẾN
Nhà phát triển Web CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THIÊN LÝ
Đơn vị chủ quản CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI TRIỆU PHÚ